<<forrige sak | sakliste>> | vedtak

Vedlegg:

Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

1. Forprosjektrapport fra ”Servicekontor-gruppen”, tilleggsmandat post/arkiv i ISK PDF

2. Prosjektansvarliges kommentarer

Vedleggene er utsendt tidligere.

Saksopplysninger:

I forbindelse med spørsmål om nye oppgaver til samkommunen vedtok samkommunestyret 20. januar følgende:

1.  Samkommunestyret tar administrasjonssjefens orientering til etterretning

2. Avklaring arkiv/servicekontor/stabsfunksjoner skjer i Samkommunestyret 17.02.05.

3. Avklaring Brann/beredskap/feiing skjer i løpet av 1. halvår 2005.

4. Avklaring Kommunalteknikk/bygg og eiendomsforvaltning skjer i løpet av høsten   2005.

Samkommunestyret forutsetter at en prosessorientert arbeidsform legges til grunn.

Mandatet for ”Post/Arkiv-prosjektet” var å beskrive hvordan arbeidet hittil har vært organisert, analysere styrker, svakheter, trusler og muligheter samt foreslå organisering av post/arkivfunksjonen i ISK.

Rapporten gir oversikt over hvordan arbeidet hittil har vært organisert i de to morkommunene; på rådmannskontoret i Verdal og som en del av servicekontoret i Levanger. SWOT-analysen viser styrkene og mulighetene med arkiv som egen fagavdeling i ISK/alternativt som eget team i servicekontoret samt svakhetene og truslene ved begge disse alternativene.

Gruppen anbefaler en felles arkivenhet i ISK, men er delt i synet på hvordan post/arkiv organisatorisk bør organiseres.  

Prosjektansvarlig anbefalte i sitt notat at èn felles post/arkiv-enhet  legges som et tredje ”kontor” under servicekontor-enheten, hvor de to servicekontorene utgjør de to andre ”kontorene”.

Vurdering:

Administrasjonssjefen vil understreke viktigheten av å ta ut effektiviseringsgevinsten som muliggjøres gjennom det nyinnkjøpte saks-og arkivsystemet. Det er viktig å tilrettelegge for nettbaserte tjenester for innbyggerne, f.eks. søknad på barnehageplass, søknad på stilling, meldinger/søknader i forbindelse med byggesaksbehandling etc. Siden  saks- og arkivsystemet er helelektronisk, vil all post komme opp på skjermen til saksbehander som elektroniske dokumenter og jobbsøknader vil automatisk komme opp som ferdige søkerlister.

Den viktigste fordelen med en felles arkivenhet er registrering av dokumenter èn gang, samt muligheten til å utvikle god kompetanse i å bruke alle muligheter som ligger i et helelektronisk system. Her er det betydelige effektiviseringsgevinster. 

Linjekapasiteten mellom Levanger og Verdal, som i rapporten er nevnt som en mulig trussel, er nå utviklet til å gi mer enn god nok kapasitet.

Administrasjonssjefen står overfor valget mellom å anbefale at post/arkiv organiseres sammen med andre arbeidsoppgaver, f.eks. som en eget ”kontor” eller ”team” innenfor servicekontor-enheten  alternativt eget ”kontor” innenfor andre organisatoriske enheter som f.eks. Organisasjonsenheten eller som en egen enhet. Fordelen med egen enhet, er full fokus på post/arkiv-arbeidsoppgavene noe som bidrar til økt kompetanse og økt utnyttelse av de muligheter som ligger i et helelektronisk saks- og arkivsystem. Ulempene er at enheten blir liten, antallet medarbeidere er ennå noe uvisst, men anslagsvis 3-5 medarbeidere.

Etter administrasjonssjefens syn er det vanskelig å se en naturlig enhet hvor post/arkiv kan legges inn som eget kontor eller team. Servicekontorenheten med to kontorer skal være morkommunens møtested med innbyggerne, altså utadrettet virksomhet. Andre enheter framstår heller ikke som en naturlig kombinasjon. Det er bedre å ha en liten enhet som fungerer godt og som gir effektiviseringsgevinst, enn å ha større enheter med svært forskjelligartete arbeidsoppgaver.

Administrasjonssjefen anbefaler derfor at post/arkiv organiseres som egen enhet, evt sammen med andre internservice-oppgaver.

Ettersom dette vil bety en overføring av ansvar fra kommunene til samkommunen, må saken til de respektive kommunestyrer, og rådmannens forslag er derfor utformet som forslag til innstilling.

<<forrige sak | sakliste>> | vedtak | ^