Gå til hovedside Innherred samkommune Innherred samkommune

02.09.2004

Samkommunestyret 02.09.04

sak 036/04

<<forrige sak | neste sak>> | vedtak

NORD-TRØNDELAGSFORSKING - 1. MILEPELSEVALUERING 

Saksansvarlig: John Ragnar Sæther

Arkiv:   K1-
Objekt:
  

Arkivsaknr:
2004005083

 

Saken avgjøres av: SKS

 

Saksordfører: (Ingen)  

Saksgang:

Møtedato:

Saksbeh.:

Saksnr.:

Samkommunestyret

02.09.2004

JRS

036/04

ADMINISTRASJONSSJEFENS FORSLAG TIL VEDTAK:

Innherred samkommunestyre tar rapporten "Innherred samkommune. 1. milpælsevaluering av forsøket" til orientering.

Vedlegg:

Nord-Trøndelagsforskning: "Innherred samkommune. 1. milepelsevaluering av forsøket" PDF

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen.

Saksopplysninger:

Kommunenes Sentralforbund vedtok i Sentralsstyrets arbeidsutvalg den 09.04.03 følgende:

1.      Av reservasjonen til UoD-prosjekter i 2003 bevilges det til følgende prosjekt til grupper av kommuner og fylkeskommuner:

”Samkommunen Innherred – interkommunalt samarbeid med felles formannskap” pnr. 024017 med inntil kr. 1.500.000,- inkl. mva. (kr. 1.209.000 eks. mva.) til Frosta kommune på vegne av kommunene Frosta, Levanger og Verdal.

2.      Bevilgninger gjøres på bakgrunn av saksframstilling, gitte merknader og på standard vilkår for KS om UoD-prosjekt

Bevilgningen ble gitt på grunnlag av den betydning og overføringsverdier som forsøket med Innherred samkommune har på nasjonalt nivå.

I søknadsgrunnlaget forelå bl.a. prosjekttilbud på følgeforskning og prosessassistanse fra Nord-Trøndelagsforskning. Dette tilbudet ble godtatt innenfor en kostnadsramme på kr. 775.000, men justert fra å være rent følgeforskning til milepælsevaluering (før, under og etter) med tilhørende dokumentasjon.

Følgende perioder av forsøket (milepæler) er planlagt:

FASE 1 (milepel 1; høst 2003 – april 2004)

Beskrivelse av prosess/forhistorie, kartlegging av status, avdekking av viktige pol/adm ambisjoner og premisser for forsøket i de deltakende kommuner (FLV) før nytt kommunevalg. Det forutsettes konsensusdialog med prosjektledelsen for FLV for mht konkretisering, operasjonalisering, valg og presisering av tema og problemstillinger.

FASE 2 (milepæl 2; høst 2005 og vår 2006) 

I denne fasen som går ut 2005, vil følgeforskningen videreføre aktivitetene knyttet til elementene fase 2. Sensemakingen faller ut i fase 2, men NTF skal dokumentere status midtveis i eget NTF-notat. Totalt for fase 3 som går ut 2005, vil rammekostnadene ligge på kr. 200.000,- eksklusive moms, men inklusive dokumentasjon i form av ett arbeidsnotat til sommerferien 2006.

FASE 3 (milepæl 3; høst 2007)

Det samles inn data, det fortas måloppfyllingsanalyse og det gjennomføres Sensemaking i Samkommunestyret i begynnelsen av oktober 2007 med basis i data fra måloppfyllingsanalysen. Alt dokumenteres i en avsluttende NTF-notat som skal foreligge innen 20. desember 2007.

Rapport for Fase 1 (perioden høst 2003 - juni 2004) foreligger nå. Den bygger på deltakelse på møter, dokumentstudier, samtaler og intervjuer.

Det vises også til orientering gitt i samkommunestyrets møte 17.06.04 av Nord-Trøndelagsforskning v/Roald Lysø om rapportens hovedpunkter etter første fase,. http://www.innherred-samkommune.no/saker/skom/040617/lyso_roald_040617.pps

Rapporten ( 75 sider) er vedlagt denne sak.

Rapporten er omfattende, og administrasjonssjefen vil derfor i det følgende gi en kort oppsummering av rapportens hovedpunkter slik de framgår av rapporten.

Kapitel 1 omhandler bakgrunn, målsettinger og den forskningsmessige metodikk og tilnærming som er benyttet.

Kapitlene 2 - 4 omhandler de utredninger og den dokumentasjon på prosesser som er gjort i forberedelsene til forsøket.

Kapitlene 5 og 6 omhandler evaluering av forsøket og faglige innspill og anbefalinger fra Nord-Trøndelagsforskning. Rapportens sammendrag innledningsvis, omhandler disse 2 kapitlene.

Sammendragets hovedpunkter og anbefalinger innenfor de forskjellige tema og områder er gjengitt nedenfor. Rapportens anførte utfordringer for Innherred samkommune er gjengitt i sin helhet. Det vises for øvrig til rapporten og dens sammendrag.

Forholdet morkommune og samkommune

Det er svært viktig å sørge for god informasjon og kommunikasjon med både de som skal tjenestegjøre i Samkommunen og de som berøres direkte eller indirekte i morkommunene.

Politisk oppfølging

Enhetsledere, ansatte eller tillitsvalgte ønsker at de folkevalgte gjennom de informasjoner som etterspørres, de beslutningsgrunnlag som forventes og saker som tas opp viser at de er opptatt av den organisasjonen som både skal omstilles, effektiviseres og samtidig skape gode tjenester for brukerne.

Organisering av Samkommunen

Organisasjonen oppfattes som noe topptung med 6 ”rådmenn”, men samtidig er det slik at de fleste av våre informanter gir uttrykk for at de må få tid til å prøve ut ledelsesmodellen. Det er da også slik at topplederteamet består av to lederteam med ansvar for hver sin morkommune samtidig som de skal ha oppgaver i Samkommunen.

Vi anbefaler at en internt evaluerer ordningen fortløpende for å vurdere om ordningen fungerer etter hensikten eller om det er nødvendig å foreta endringer. Dette handler også om roller i lederteamet og mellom toppledere og enhetsledere.

Vi anbefaler at arbeidsmiljøet, både for ansatte og ledere, følges opp med systematiske undersøkelser/evalueringer.

Medvirkning i gjennomføringen

Vi anbefaler ledelsen å ta en grundig drøfting med de tillitsvalgte om hvordan medbestemmelse og medvirkning skal/kan/bør foregå – hvilken policy som bør prege Samkommunens interne utviklings- og beslutningsprosesser i forsøksperioden.

Samhandling innen Samkommunen

Vi vurderer det slik at det er et potensial for forbedring og anbefaler en grundig drøfting og valg av interne kommunikasjonsstrategier for og mellom medlemmene i ledergruppen.

Forholdet til den øvrige virksomheten i kommunene – i ”morkommunene”

Fra vår side vil vi peke på at det selvfølgelig er en utfordring og en omstilling for de som må flytte og endre tjenestested, men utfordringen er ikke nødvendigvis mindre for de som får tilflytting og som ”blir utsatt for” interne flyttinger.

Ressurser og ressursbruk

Omorganiseringer, sammenslåinger og forsøk koster. Utfordringen blir å vise at det lønner seg.

Evaluators vurdering av forsøket

Forarbeid før forsøket startet opp

Arbeidet har vært høyt prioritert og godt forankret i toppledelsen i de tre kommunene, både politisk og administrativt.

Ansatte og mellomledere som har fått delta i prosjektarbeid har hatt god medvirkning i gjennomføringen av forprosjekt og delprosjekt.

Vi vil imidlertid bemerke at manglende medvirkning har skapt noe frustrasjon og støy. Dette bør ha gitt ledelse og prosjektledelse læring i forhold til prosesser i sammenheng med gjennomføringen av forsøket.

At Frosta kommune valgte å gå ut av forsøket har nok, som nevnt tidligere, sammenheng med reell uenighet og at en derfor ikke så seg tjent med å delta videre, men utvidelsen av forsøket, tempo i gjennomføring og noe haltende medvirkning kan ha forsterket problemene.

Oppstart av forsøket

Ledelsen undervurderte nok behovet for medvirkning, både hos tillitsvalgte, ansatte og ledere. Noe mer åpenhet og tidlig medvirkning ville ha forebygget frustrasjoner. Likevel er evaluators oppfatning at toppledelsen i samarbeid med enhetslederne har maktet å gjennomføre et faglig sett tilfredsstillende arbeid i krysspresset mellom å ha ansvar for å opprettholde ordinær drift i mor- og/eller samkommune samtidig som det er gjennomført utredninger og prosesser i forbindelse med etablering av de nye enhetene.

Samkommunestyret besto sin første utfordring som felles politisk organ mht. valg av base eller lokalisering for de faglige enhetene. En endte med en løsning som ga balanse mellom de to kommunene mht. base for de åtte enhetene, samtidig som det ble akseptert en foreløpig ubalanse i antall ansatte som måtte flytte arbeidssted. Samkommunestyret fungerte i denne saken ikke som to lokalorienterte fraksjoner, men som ett politisk organ.

Regional utvikling og næringsutvikling

Det er satt i gang arbeid med tanke på å avklare, styrke og samordne arbeidet i forhold til rollen som regional utviklingsaktør og som tilrettelegger og aktiv partner for næringsliv og næringsutvikling......... Arbeidsområdene er politisk høyt prioritert i samkommunen, men det kreves avklaringer og et aktivt og målrettet arbeid før samkommunen kan sies å ha lyktes i forhold til sine ambisjoner.

Effektivitet og rasjonell drift

Det synes som om både de folkevalgte og administrativ ledelse er klar over dette (at forsøket kan gå på bekostning av ordinære driftsoppgaver) og at det er en relativt omforent oppfatning at kommunene allerede før forsøket ble satt i gang har hentet ut mye av det antatte innsparingspotensialet. Likevel har en ambisjoner om ytterligere effektivisering, bl.a. slik at en kan benytte frigjorte ressurser til å styrke tjenester og tjenestekvalitet.

Samkommune som alternativ til kommunesammenslåing, eller et skritt på veien?

Det er for tidlig i forsøket til å konkludere på dette området, men vi oppfatter forsøket som en spennende tilnærming for å løse felles utfordringer i kommunene både mht. økonomi, kompetanse, omfang og kvalitet på tjenester, næringsutvikling og regional utvikling. Etter evaluators oppfatning har ikke samkommunen (og heller ikke morkommunene) utarbeidet strategier for hvordan forsøket skal kunne bidra til vitalisering og utvikling av lokaldemokratiet. 

Framdriften i forsøket

Sett på bakgrunn av det tidspresset som oppsto mot sluttet av 2003 og forplantet seg inn i 2004 er evaluators oppfatning at samkommunen, alle forhold tatt i betraktning, i forbausende grad er i rute med seg selv.

Utfordringer for Innherred Samkommune

Utfordringene må vurderes på bakgrunn av visjon og hovedmål som er vedtatt for Innherred Samkommune.

Vi har i denne sammenheng valgt å ikke fokusere på Innherred Samkommune som 1)en drivkraft i samarbeidet i Innherredsregionen og 2)et tyngdepunkt for regional uvikling. Dette er tema som ikke har vært spesielt høyt på dagsorden til nå, men som vi ser kommer til å bli sentrale tema ved neste milepelsevaluering.

·         Samkommunen forventes å produsere tjenester (interne og/eller eksterne) med god kvalitet på en kostnadseffektiv måte. Det er en ambisjon å redusere driftsutgiftene på sikt.

Her er det nødvendig å være tydeligere på hva som kjennetegner tjenester og tjenestekvalitet i dag og hva som er forventet kvalitet ved slutten av forsøket. I den forbindelse bør det legges til rette for systematisk egenevaluering av tjenester, tjenestekvalitet og kostnadselementer slik at en kan justere, prioritere, samordne og/eller utvikle tiltak og innsatser. Avklaring av forventet tjenestekvalitet er primært en oppgave for de folkevalgte, men i nært samarbeid med brukere og de faglige enhetene.

·         Servicetorgene ser ut til å være en nøkkelinnsats for at brukerperspektivet skal være synlig og gi mening for både interne og eksterne brukere.

Det viktig at servicetorgene både innehar god nok kompetanse innenfor de ”førstelinjeoppgaver” de skal løse og at det etableres kommunikasjonsrutiner og -måter som sikrer utviklingsdialog mellom de som skal ha sin tjeneste ved servicetorgene og de faglige enhetene i Samkommune og morkommune.

·         Det er en utfordring å holde fokus på et kontinuerlig forbedrings- og utviklingsarbeid i organisasjonen. Kontinuerlig forbedringsarbeid krever tydelig ledelse mht. å støtte, promotere, etterspørre og verdsette initiativ og resultater. Dette omhandler ledelse på alle nivå i organisasjonen, men er et spesielt ansvar for toppledere.

Vi anbefaler at dette temaet settes spesielt på dagsorden i forbindelse med Samkommunens ledelsesutviklingsarbeid.

·         Vi har fokusert spesielt på medvirkning, kommunikasjon og arbeidsmiljø som viktige elementer å ha oppmerksomhet på i forhold til å legge et godt grunnlag for å nå de overordnede målene, jf. våre faglige innspill ovenfor. I tillegg har vi omtalt samhandling og samhandlingskompetanse, handlingsrom og ledelse som viktige forutsetninger for å nå mål.

Vår oppfatning er at dersom en klarer å ivareta ansatte og lederes behov for medvirkning, medbestemmelse, innflytelse og utvikling på en god nok måte vil dette kunne gi seg utslag i forhold til tjenestekvalitet, nærværskvalitet, endringsberedskap, et rimelig sykefravær og bedret effektivitet og produktivitet.

Vurdering:

Administrasjonssjefen anser rapporten for å gi en god beskrivelse av status og forberedelsene til samkommuneforsøket. Det er også et viktig dokument for samkommunens politiske og administrative ledelse for oppgaver som må ha fokus i den videre utvikling av forsøket.

<<forrige sak | neste sak>> | vedtak | ^

Gå til hovedside Innherred samkommune