Gå til hovedside Innherred samkommune Innherred samkommune

27.05.2004

Samkommunestyret 27.05.04

sak 029/04

<<forrige sak | sakliste>> | vedtak

INTERN ORGANISERING AV ENHETENE I SAMKOMMUNEN

Saksansvarlig:
Ola Stene

Arkiv:   K1-034
Objekt:
  

Arkivsaknr:
2004003283

 

Saken avgjøres av: SKS

 

Saksordfører: (Ingen)  

Saksgang:

Møtedato:

Saksbeh.:

Saksnr.:

Samkommunestyret

27.05.2004

OST

029/04

ADMINISTRASJONSSJEFENS FORSLAG TIL VEDTAK:

1.                  Samkommunestyret godkjenner organiseringen av enhetene i Innherred Samkommune slik de framgår av premissene til denne saken.

2.                  Administrasjonssjefen har fullmakt til å foreta senere justeringer innenfor denne hovedstrukturen.

3.                  Lokalisering av enhetene skjer etter modell 1

4.                  Det forutsettes at hhv Verdal og Levanger kommune stiller tilstrekkelig tidsmessige arbeidsplasser til disposisjon for medarbeiderne som må endre arbeidssted som følge av dette.

5.                  Skjevfordeling av arbeidsplasser mellom de to kommunene søkes jevnet ut i forbindelse med evt nye oppgaver for samkommunen eller ved evt framtidig samlokalisering av personell i barn og familie og helse og rehabiliteringsenheten.

6.                  Noe av gevinsten med å samle fagmiljøene forutsettes tatt ut i form av bedre tjenester til brukerne. Dette betyr at det må legges til rette for gode og fleksible ordninger for å være tilgjengelig for brukerne av samkommunens tjenester.

Vedlegg:

Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Saksopplysninger:

Samkommunestyret vedtok som kjent følgende i sak 6/04, den 29. januar inneværende år:

Basert på prinsippene om geografisk balansert fordeling av samkommunens administrasjon får administrasjonssjefen fullmakt til å fastsette fordelingen av basene for de ulike enhetene mellom Verdal og Levanger.

Samlet sak om utforming av enhetene i samkommunen legges fram for Samkommunestyret i løpet av 1. halvår 2004.

Kontoradressen for samkommunen er den kommunen som til en hver tid har administrasjonssjefen, dvs Levanger i 2004 og 2005 og Verdal i 2006 og 2007.

I møte den 15. april ble det orientert om de ulike enhetenes arbeidet videre med organiseringen. Det har hele tiden vært arbeidet etter følgende framdriftsplan:

·         Forslag til organisering klart til ledergruppen innen utgangen av mars

·         Evt. faglederstillinger utlyses internt i enhetene. Oppnevninger klare innen 1. mai

·         Alle posisjoner med forslag til plassering av enkeltmedarbeidere klare til 1. juni

På dette møtet 15 april ble det besluttet at IKT-enheten samlokaliseres i Levanger Rådhus, mens det ikke ble besluttet noe om lokalisering av de øvrige enheter.

På grunnlag av ønske om så rask avklaring som mulig omkring den framtidige organiseringen av samkommuneenhetene er det arbeidet intenst med sikte på å få fattet endelig vedtak i Samkommunestyret 27. mai. Et moment i denne sammenhengen er å nytte ut sommerstillhet til eventuelle ombygginger av lokaler og forberedelser til flyttinger. Som en forberedelse til denne behandling ble det avholdt drøftelsesmøte mellom samkommunestyrets medlemmer og arbeidsutvalget i de tillitsvalgtes kontaktutvalg den 13. mai. Følgende vedtak ble der fattet:

Samkommunestyret ber om at det fremmes en sak om endelig organisering av enhetene enten i møte 27.05 eller 17.06.04.

På bakgrunn av det som er framkommet i drøftingsmøtet med tillitsvalgte 13.05.04 blir endelig organisering og dato for behandling tatt i samråd med tillitsvalgte.

Administrasjonssjefen har møtt arbeidsutvalget i de tillitsvalgtes kontaktutvalg den 19. mai. På dette møtet ble saken og utkast til vedtak drøftet. Konklusjonen på møtet var at saken bør gå i samkommunestyret 27. mai. Det blir avviklet AMU-møter i begge kommunene 24.5. Saken vil bli behandlet i disse organene og vedtakene fra disse deles ut i møtet. Til drøftingsmøtet 13. mai hadde administrasjonssjefen utarbeidet et drøftingsnotat. Foreliggende saksframlegg baser seg i stor grad på dette, samt det som kam fram i drøftingsmøtet og møtet med tillitsvalgte i etterkant.

Det har hele tiden vært en forutsetning med geografisk og faglig balanse i fordelingen av samkommunens personell i morkommunene. Dette var bakgrunnen for at rådmennene allerede i januar lanserte følgende forslag til baser for de ulike enhetene:

  • Økonomi                                             Verdal

  • Organisasjon  (lønn og personal)              Levanger

  • IKT                                                    Levanger

  • Kemner                                               Levanger

  • Landbruk og naturforvaltning                  Verdal

  • Plan, byggesak, oppmåling og miljø          Verdal

  • Helse og rehabilitering                           Levanger

  • Barn og familie                                     Verdal

På det tidspunkt forelå ikke oversikt over hvor mange personer det eventuelt ville bli aktuelt å flytte mellom kommunene for å kunne oppnå maksimal effekt av forsøket. Som det ble orientert om i samkommunestyremøtet den 15. april har de 6 første enhetene alle konkludert med at en samlokalisering av fagmiljøene er det som kan oppnå mest til å nå målene. Situasjonen er litt annerledes for de to siste, ettersom det er større enheter. Administrasjonssjefen antar imidlertid at det også her vil måtte skje en endring som innebærer samling av fagmiljøer dersom en skal hente ut effekter av betydning. Dette vil imidlertid måtte komme senere i prosessen.

I drøftingsnotatet la administrasjonssjefen fram ulike alternativer for plassering av personell. Alle alternativene baserer seg på resultatet av grundige prosesser i de ulike enhetene. Nedenfor gjengis hovedkonklusjonene i disse prosessene. Det vi går i gang med er et forsøk, hvor det selvsagt vi måtte bli noe ”prøving og feiling”. Den videre prosessen i den enkelte enhet og mellom enhetene og f.eks servicekontorene kan medføre justeringer.

Økonomi

Økonomienheten foreslår en faginndeling av felles økonomienhet slik:

Det har vært 3 arbeidsgrupper i funksjon. Alle arbeidsgruppene konkluderte med å anbefale en samlokalisering av enheten Enhetsleder har oppsummert delrapportene og ser både fordeler og ulemper med samlokalisering. Fordelene går særlig på å redusere sårbarhet gjennom å samordne oppgaver i et større fagmiljø, samtidig som en kan effektivisere. Mulige ulemper går på praktiske tilpasningsvansker og at ansatte vil kunne oppleve skifte av arbeidssted som negativt og dermed få lavere motivasjon. En mulig ulempe kan også være større avstand til de enheter en skal betjene. Fordelene oppfattes til å overstige ulempene. Tilgjengeligheten kan avhjelpes med å ha en fleksibel tenking på arbeidsplasser/møteplasser. Basert på basefordelingen har samlokalisering av enhetens 21 personer i Verdal rådhus vært utgangspunktet.

Organisasjon (lønn og personal)

Organisasjonsenheten har kommet fram til følgende faginndeling:

Også denne enheten ser for seg at en må samlokalisere seg for å få ut ønskete effekter. Det er tenkt gjennomført slik at de 19 medarbeiderne i utgangspunktet samles i Levanger rådhus, men at det etableres et system for nærvær også i Verdal rådhus for å lette servicen overfor virksomhetsområdene i Verdal.

IKT 

Den enheten er allerede samlokalisert i Levanger rådhus basert på slik faginndeling:

Enheten vil bestå av 7 stillinger + 1-2 lærlinger.

Kemner

Når det gjelder skatteoppkrever/kemner er det foreslått å fordele de 10 personene (9,1 årsverk) på fagområder slik:

Det foreslås ikke egne fagansvarlige for de ulike områdene. Denne enheten kom raskt fram til at en må samlokalisere seg for å få ut de ønskete effekter.

Landbruk og naturforvaltning 

Enhet for landbruk og naturforvaltning består av 10 stillinger og foreslår en samlokalisering av personellet, og en helt flat struktur under enhetsleder.

Selv om enheten i utgangspunktet foreslås samlokalisert ser en for seg at brukernes behov kan ivaretas bedre enn før gjennom utstrakt bruk av servicekontorene og utstrakt grad av fleksibilitet når det gjelder oppmøte i den andre kommunen. Samling av fagmiljøet vil muliggjøre større utadrettet virksomhet enn man makter på de 2 kontorene i dag. Eksempler på muligheter som åpner seg er fagdager ute i grendene.

Plan, byggesak, oppmåling og miljø

Denne enheten består av 18 personer og foreslås organisert slik:

Av enhetsleders rapport om organisering framgår at følgende forutsetninger må innfris for at samlokalisering i rådhusområdet i Verdal skal være et vellykket virkemiddel:

  • Tilgang til tidsmessige lokaler for samlet enhet, dvs 18 kontor totalt, arkivplass, møterom og annet fellesareal i rådhusområdet på Verdal.
  • Prosjektmidler til skanning av byggesaksarkivet på Levanger, skanning av planarkiv på Verdal og Levanger samt etablering av elektronisk saksbehandling av plan- og byggesaker.
  • I påvente av gjennomføring av foregående punkt må medarbeiderne ha nær tilknytting til det fysiske arkivet på Levanger.
  • Aksept for redusert fysisk nærhet til brukerne på Levanger.
  • Aksept for redusert fysisk nærhet til administrasjonen på Levanger
  • Snarlig oppgradering av samhandlingen med servicekontorene i morkommunene, herunder særlig post- og arkivtjeneste.

Helse og rehabilitering 

Denne enheten kom inn i samkommuen først fra 1.4.2004. I sluttrapport fra forprosjektet foreslås følgende organisering av den enheten:

Det opprettes ikke andre lederstillinger i enheten enn enhetsleder med prosesskoordinator som stedfortreder. Disse to stillingene er planlagt samlokalisert i Levanger rådhus. For øvrig ser en ikke for seg så mange flyttinger av personell i første omgang. Det er ca 75 stillinger i enheten.

I følge sluttrapporten fra forprosjektet har tydelig ledelse, fagkoordinering av daglig arbeid og rasjonell utnyttelse av ressurser og lokaler vært utslagsgivende for valg av organisasjonsstruktur.

Prosjektgruppa foreslår å etablere enheten med én leder, 6 fagkoordinatorer og en prosesskoordinator.

Forslaget om ledelsesmodell/organisasjonsstruktur bygger på erfaringer fra enhet helse og rehabilitering i Levanger i vel 2 år. 

Modellen med flat struktur innebærer at enhetsleder har ansvaret for å ivareta det formelle arbeidsgiveransvaret i enheten og dermed også formelt vil være nærmeste leder for alle ansatte i enheten. Fagkoordinatorene vil ha det daglige driftsansvaret innenfor sitt fagområde. Det vil bli utarbeidet stillingsbeskrivelser for fagkoordinatorene.

Modellen med en leder avhenger av at organisasjonen rundt bruker og fagkoordinatorsjiktet fungerer horisontalt. Utgangspunktet må være å jobbe for at de ulike medarbeidere/saksbehandlere gjøres i stand til å ta de riktige avgjørelsene og unngå en vertikal forskyvning av ansvar. Dette skal muliggjøre ledelse ved å ha overblikk på totaliteten og samtidig kunne være motivator og inspirator overfor ansatte i enheten.

Det blir viktig å bevisstgjøre enheten på å bruke leder som en overordnet avgjørelsesmyndighet 

Prosjektgruppa foreslår at det utpekes en prosess-koordinator med tanke på utviklingen av samhandlingsmønsteret mellom Verdal og Levanger. Ved å velge én leder og en struktur av 6 fagkoordinatorer, erkjennes behov for en person som kan koordinere ulike prosesser på et overordnet nivå gjennom 4- årsperioden og sikre leder mulighet til å være leder.

Stedfortrederrollen legges til prosesskoordinator som også innehar anvisningsmyndighet.

Det forutsettes at tidligere virksomhetsleder i Verdal tilrer den stillingen.

Fagkoordinatorene vil ha tilleggsoppgaver som vil variere med kompetansen til den enkelte, eksempelvis brukerrettede oppgaver, ulike typer utviklingsarbeid, overordnede koordineringsoppgaver opp mot 2.linjen m.m. For detaljert beskrivelse viser til vedlagt sluttrapport fra forprosjektet. 

Antall koordinatorer vil bli gjenstand for vurdering i forsøksperioden.

Barn og familie 

Hovedbase for Barne- og familietjenesten i Innherred Samkommune er foreslått lagt til Verdal. Enheten legger opp til at Enhetsleder og fagledere deler tid og tilstedeværelse mellom Verdal og Levanger. Det legges ikke opp til særlig samlokalisering av enheten i første omgang. Begrunnelsen for dette er at personalet i meget stor grad er ute i helsestasjoner, i hjem, skoler og barnehager i egne distrikter. Man mener en samling av alle i Verdal ville være ressurssløsende med tanke på kjøreutgifter og kjøretid.

Det foreslås slik organisering

Prosjektgruppen har foreslått at barnehagekonsulentene (nå i Rådmannens stab) legges administrativt til enheten. Administrasjonssjefen har ikke tatt standpunkt til dette, da det må ses i sammenheng med arbeidet i nedsatt arbeidsgruppe som vurderer kommunenes stabsfunksjoner.

Antall fagledere vil bli gjenstand for vurdering i forsøksperioden.

Vurdering:

Balansen i organiseringen

En plassering av personell på de to morkommunene etter disse forslagene vil gi følgende bilde:

Totalt vil 49 medarbeidere flytte. 33 fra Levanger til Verdal, og 16 fra Verdal til Levanger.

Administrasjonssjefen syntes det var vanskelig å vurdere hvorvidt dette er i samsvar med kravet om balanse mellom kommunene. Konklusjonen på dette avhenger av hva man legger i balanse. Legges antall hoder i hver kommune til grunne er det ikke balanse, men viss man legger til grunn at det skal være både støttefunksjoner og publikumsrettete funksjoner i begge kommunene er det en balanse. Her legges ikke skjul på at det administrative miljøet i Verdal og Levanger ser litt ulikt på saken.

Det er mulig å finne løsninger som gir mindre flytting av personell og dermed bedre ressursutnyttelse. Det er derfor sett på ulike alternative løsninger. I drøftingsnotatet ble gjengitt 4 andre alternativer, hvorav alt 2 og alternativ 3 ble vurdert som mest realistisk:

Det er alternativ 2 som gir den beste teknisk-økonomiske løsningen. Det er imidlertid ikke sikkert at dette likevel er den politisk beste løsningen. Fra Verdalsmiljøet er det meldt klare betenkeligheter i forhold til en slik modell. Dette fordi en frykter at plassering av alle støttefunksjonene i ett rådhus medfører en annen type ubalanse. Dersom dette vektlegges sterkt vil alternativ 3 være en mulighet. Det er den løsningen som nytter ut eksisterende arbeidsplasser best, og som gir best balanse mellom kommunene når det gjelder antallet arbeidsplasser. Ulempen med slik løsning i forhold til alternativ 1 er antallet flyttinger, samt at 5 enheter vil ha sin lokalisering på Levanger mot 3 på Verdal.

Dersom det velges en løsning som viser seg ikke å gi den ønskte balanse, kan dette også bøtes på ved eventuelt senere plasseringer av nye oppgaver for samkommunen. En kan også rette opp manglende balanse ved å plassering av mer samlokalisering av helse og  rehabilitering eller barn og familie.

Administrasjonssjefen er av den oppfatning at alternativ 2 er den mest kostnadseffektive løsningen, men det kan være gode argumenter for både alternativ 1 og alternativ 3.  Alternativ 3 er den løsningens som har best balanse kommunene i mellom i antall hoder, samt at begge kommunene for baser både for utadrettete enheter og støtteenheter.

I drøftelsesmøtet ble det fra flertallet av de som hadde ordet gitt til kjenne synspunkter på at en ville holde på alternativ 1. Hovedargumentet for dette er at det gir mest likevekt på fordelingen av de administrative støttefunksjonene mellom de kommunenes rådhus. I møtet var det ingen som argumenterte for alternative plasseringer.

Dette alternativet vil føre til noen flere flyttinger enn f.eks alt 2, men merkostnadene til dette er ikke betydelige. Det forutsettes at ”tilflyttende” kommune sørger for å ha tilstrekkelige arbeidsplasser av tilfredsstillende kvalitet.

I drøftelsesmøtet og eller er det pekt på behovet for å finne fleksible løsninger som gjør at innbyggernes behov for tjenester ikke blir svekket. Det gjelder å benytte de stordriftsfordeler en samling av fagmiljøene medfører til å drive mer publikumsretta arbeid. Dette åpner for svært spennende muligheter. En kan se for seg at en kan få til mer oppsøkende virksomhet, samtidig som det må legges opp til at det finnes møte- og arbeidsplasser i det ”andre rådhuset” som benyttes aktivt og målrettet.

<<forrige sak | sakliste>> | vedtak | ^

Gå til hovedside Innherred samkommune